Was genau (und wie) machen denn die im Vorstand alles so?

Die Siedlergemeinschaft ist ein nicht in das Vereinsregister eingetragener Vereinund somit direkte Untergliederung des Kreisverbandes Wohneigentum Dortmund, vormals Deutscher Siedlerbund.
Von den 206 Siedlergemeinschaften, die dem Kreisverband Dortmund angehören, haben nur ganz wenige (historisch bedingt) den Status eines eingetragenen Vereins.
Insofern hat sich die Siedlergemeinschaft Am Sommerberg/ Am Winterberg den Satzungsbestimmungen des Kreisverbandes unterworfen und sich auf dessen Anraten vor Jahren eine eigene Satzung gegeben. Diese Satzung wurde im Jahre 2007 in ihrer derzeit gültigen Form durch die Mitgliederversammlung verabschiedet.
Den Vorstand hat die Siedlergemeinschaft von vornherein so gebildet, dass ihm neben dem geschäftsführenden Vorstand bzw. dessen Stellvertretern auch die Kinder- und Jugendbeauftragte, der/die Seniorenbeauftragte und bis zu 10 Beisitzer angehören. Der Vorstand kann um einen / eine Ehrenvorsitzende erweitert werden.
Erläuternd gibt die Satzung aber das Gremium wieder, welches nach § 26 Bürgerliches Gesetzbuch Vorstand innerhalb des Vereinsrechtes sein soll. Dies sind der Vorsitzende, der stellvertretende Vorsitzende, der Kassierer, der Schriftführer und der Inventarverwalter.
Während die erstgenannten vier Personen des geschäftsführenden Vorstandes nach dem Gesetz den Mindestvorstand darstellen, hat sich das höchste Gremium unserer Siedlergemeinschaft, die Mitgliederversammlung nämlich, entschlossen, auch eine Person in diese besondere Veranwortlichkeit hinein zu wählen, die für das Inventar zuständig ist. Deshalb, weil innerhalb der letzten 20 Jahre ein beachtlicher Gerätepark entstanden ist, dessen Verwaltung allein schon ein Ganztagesjob wäre. bzw. ist.
Der Gesamtvorstand steht also immer an erster Stelle. Er ist in unserer Siedlergemeinschaft besonders groß, weil die Aufgabenverteilung besonders groß geworden ist.
Das Serviceangebot unserer Siedlergemeinschaft umfasst neben den Verbandsüblichen Verwaltungsarbeiten, die bei gut 300 Mitgliedsfamilien nicht unerheblich sind, auch noch eine Zeitung, einen Internetauftritt, Zelte- und Geräteverleih, Vertretung nach außen gegenüber Verwaltung, Politik und Behörden, Vertretung in Verbänden Organisationen und Vereinen in der Nachbarschaft und in Dortmund sowie Wahrnehmung zahlreicher Termine, die außerhalb des eigenen Vereinslebens stattfinden.
Damit diese Fülle von Arbeiten und Aufgaben nicht auf wenigen Schultern getragen werden muss, ist bislang die Absicht verfolgt worden, den Vorstand zu vergrößern. Derzeit besteht er aus 18 Personen.
Eingeladen wird der Vorstand zu Sitzungen, die alle vier Wochen bzw. einmal monatlich stattfinden. Dies veranlasst der Schriftführer, nachdem der Vorsitzende ihm den Vorschlag zu Tagesordnung hat zukommen lassen.
In der Regel befasst sich der Vorstand mit den anstehenden Aktionen, die abgearbeitet werden müssen. Zum Beispiel also, wer ist an welchen Tagen des Hörder Erntemarktes bereit, Standdienst zu versehen? Wer baut auf, baut ab, macht Waffelteig, holt dies, regelt jenes usw., usw.
Manchmal kommt es dazu, dass über Neuanschaffungen gesprochen werden muss. Oder über neue Aktivitäten, die es noch nicht gab. In solchen Fällen hat sich vorab der geschäftsführende Vorstand in seinen ca. 3 bis 5 Sitzungen pro Jahr zusammen gefunden und beraten, ob diese Punkte innerhalb der Tagesordnung des Gesamtvorstandes behandelt werden sollen und welche Empfehlung zur Entscheidung er abgeben möchte.
Dies ist am Besten anhand des neuen Toilettenwagens darstellbar.
Als in etwa feststand, wie teuer das Material für diese Investition werden würde, hat sich der Vorsitzende aufgemacht und Sponsoren gesucht, die bereit waren, sich mit ca. 10.000 Euro in dieses Unterfangen einzubringen. Als das gelungen war, hat der Vorsitzende den geschäftsführenden Vorstand zusammen gerufen und diesen Umstand mitgeteilt. Alsdann ist man in diesem Gremium in die feinere Planung gegangen, um eine Entscheidung des Gesamtvorstandes ordentlich vor zu bereiten.
Dies ist dann geschehen und in der Gesamtvorstandssitzung wurde beschlossen, die Investition durchzuführen.
Dieser recht einfach scheinende Vorgang umfasst einen Zeitraum von vielen Tagen und mehreren Stunden der Beratung und Entscheidung.
Zu keinem Zeitpunkt hat etwa der geschäftsführende Vorstand allein entschieden oder den Gesamtvorstand vor vollendete Tatsachen gestellt.
Im Gegenteil, der Gesamtvorstand ist in seiner Entscheidungsfreiheit stets ermutigt und ermuntert gewesen, selbst zu entscheiden.
Besonders die beiden Teams Senioren und Jugend haben stets autark, das heißt völlig unbeeinflusst durch den Gesamtvorstand oder aber durch den geschäftsführenden Vorstand arbeiten und planen können. Lediglich wurde berichtet, was in diesen Teams ansteht, welche Aktivitäten man durchführen wird und welche Kosten ggfs. entstehen.
Gerade diese absolute Selbstständigkeit war und ist das Markenzeichen der Siedlergemeinschaft seit fast 20 Jahren.
Diese Autarkie muss allerdings ihre Grenzen darin finden, wenn Vereinsbelange dies erfordern und Dinge mit erheblicher Außenwirkung geschehen sollen. Dann ist der Vorstand selbstverständlich einzubinden.
Dies ist in all den 20 Jahren nur ein einziges Mal nötig geworden, aber auch vornehmlich aus dem Grund, um alle Beteiligten vor etwaigen Konsequenzen zu schützen und, weil das Gremium des Gesamtvorstandes nicht zeitgerecht beraten und entscheiden konnte.
Der Kreisverband Dortmund e.V., dem unsere Siedlergemeinschaft seit ihrer Gründung angehört, steht momentan vor großen strukturellen Umwälzungen. Diese haben möglicherweise erhebliche Auswirkungen auch auf alle Siedlergemeinschaften. Insgesamt soll das Engagement jedes Einzelnen gestärkt werden. Gestalten und Verwalten, Entwickeln und Nachvornebringen auch außerhalb gewählter Entscheidungsgremien. Offen für alle Mitglieder. Das soll und wird die Zukunft sein. Hierdurch werden Entscheidungen und auch Arbeitsvorgänge erheblich verschlankt, gestrafft und effizienter, um den Herausforderungen immer rascherer Zeitabläufe optimaler begegnen zu können.
Nutzen wir alle diese einmalige Chance..

Detlev Lachmann