Satzung, Geschäfts und Kassenordnung
Geschäfts- und Kassenordnung für die Siedlergemeinschaft Resse 14/22
Nach dem Vereinsrecht kann sich unser Vorstand eine selbständige Ordnung geben, die für die Arbeit in seinem Geschäftsbereich verbindlich ist.
“Entstandene Auslagen (der ehrenamtlichen Organmitglieder) sind nach der Geschäfts- und Kassenordnung zu erstatten.” Das setzt voraus, dass eine solche Ordnung vorhanden ist.
Der Vorstand unserer Gemeinschaft erstellt daher folgende Geschäfts- und Kassenordnung.
1. Der Vorstand
1.1 Der Vorstand muss aus mindestens 3 Personen bestehen. Er kann um Beisitzer erweitert werden.
1.2 Zum 1. Vorsitzenden kann nur ein Mitglied, für andere Ämter auch ein volljähriges, in
Hausgemeinschaft mit einem Mitglied lebendes Familienmitglied bestellt werden.
1.3 Die Amtszeit des Vorstandes beträgt 3 Jahre. Sie endet mit der Wahl des neuen
Vorstandes.
1.4 Mitglieder des Vorstandes dürfen als Rechnungs- und Kassenprüfer nicht gewählt werden.
2. Geschäftsordnung
2. 1 Vorstandsarbeit
2.1.1 Zusammensetzung des Vorstandes
Der Vorstand der SG besteht aus:
a) dem engeren Vorstand und
b) dem erweiterten Vorstand.
zu a) Zum engeren Vorstand gehören der:
1. Vorsitzende
2. Vorsitzende
1. Kassierer
und der Schriftführer.
zu b) Zum erweiterten Vorstand gehören außerdem noch die Beisitzer.
2.2 Aufgaben des Vorstandes
Da unsere SG keine eigene Rechtspersönlichkeit hat, d.h. kein eingetragener Verein ist, wird sie vom Siedlerbund Westfalen Lippe e.V. (SBWL) vertreten und ihre Geschäftsführung ist etwas eingeschränkt. So werden die Regelungen über Mitgliedschafts- und Beitragsangelegenheiten auch vom SBWL getroffen. Das betrifft nicht die Erhebung von Zuschlägen auf die Beiträge (Betreuungsgeld) für eigene Belange. Deren Höhe ist von der Mitgliederversammlung auf Vorschlag des Vorstandes hin zu beschließen.
Der Vorstand entscheidet über die Annahme oder Ablehnung eines Antrags auf Aufnahme als Mitglied in unsere SG.
Er nimmt die Erklärung der Kündigung einer Mitgliedschaft entgegen und entscheidet über den Ausschluss von Mitgliedern aus der SG.
Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen und andere Zusammenkünfte sind zu planen, einzuberufen und zu leiten.
Er schlägt der Mitgliederversammlung die Ernennung von Ehrenmitgliedern/Ehrenvorsitzenden vor und bereitet die jährlichen (ordentlichen) Mitgliederversammlungen vor, erstellt die Tagesordnungen und ist für die fristgerechte schriftliche Einladung zuständig. .
Er sorgt für die Verteilung der Hefte von "Familienheim und Garten".
Werbematerial wird durch ihn beschafft, neue Mitglieder geworben und die vorhandenen Mitglieder betreut.
Mitgliederlisten sind zu erstellen, zu ändern und mit dem SBWL abzustimmen.
Die Beiträge und der Betreuungszuschlag sind zu kassieren, die Beiträge an den SBWL abzuführen und die verbleibenden Summen zu verwalten.
Protokolle der Sitzungen sind zu führen, Schriftverkehr zu bearbeiten und Akten und Archiv zu führen.
Kontakte mit der Presse und den Vorständen anderer Vereine sind zu pflegen und Sitzungen und Besprechungstermine mit ihnen sind wahrzunehmen.
Die Aufgaben werden zur Erledigung den einzelnen Mitgliedern im Rahmen eines Geschäftsverteilungsplanes
übertragen.
3. Geschäftsverteilungsplan
1. Vorsitzender
Planung, Einberufung und Leitung der Mitgliederversammlung, der Vorstandssitzung und anderer Zusammenkünfte. (z.B. Stammtisch)
Kontakte zu Verband Wohneigentum Nordrhein-Westfalen, Kreisverband, Stadtbezirk, anderen SG und den Vorständen anderer Vereine.
Überwachung der Mitgliederentwicklung,
Entscheidung über Annahme oder Ablehnung von Aufnahmeanträgen in Abstimmung mit den anderen Vorstandsmitgliedern. (VM)
2. Vorsitzender
Unterstützung des 1. Vorsitzenden bei seinen Aufgaben.
Kontakte zur Presse. Werbung neuer Mitglieder und Pflege des Mitgliederbestandes.
1. Kassierer
Entgegennahme der von den Betreuern eingesammelten Beiträge und des Betreuungszuschlages.
Ordnungsgemäße Abführung der Beiträge an den Verband Wohneigentum NRW entsprechend seiner Geschäfts- und Kassenordnung.
Verwaltung des Vermögens der SG, Erstellung des Kassenberichtes und Vortrag in der Mitgliederversammlung
Abrechnung und Erstattung der Auslagen, die den Vorstandsmitgliedern durch ihre Tätigkeit entstanden sind.
Abgabe von Erläuterungen und Unterstützung der Kassenprüfer bei ihrer Tätigkeit.
2. Kassierer
Unterstützung des 1. Kassierers bei seinen Aufgaben.
Schriftführer
Erstellung der Listen für die Mitgliederverwaltung. Abstimmung mit 1. Vorstand und 1. Kassierer.
Änderung und Abgleichung der Listen.
Durchführung des Schriftverkehrs, Führung und Erstellung von Protokollen bei Sitzungen, Besprechungen u.ä.
Unterstützung des 1. und 2. Vorsitzenden bei ihren Aufgaben. Erstellung von Vorschlägen und Ausarbeitungen für die Vorstandsarbeit.
Beisitzer
Unterstützung der Mitglieder des engeren Vorstandes bei ihren Aufgaben.
Für alle Mitglieder des Vorstandes:
Betreuung der vorhanden Mitglieder im jeweiligen Betreuungsbezirk, kassieren der Mitgliedsbeiträge und des Betreuungszuschlages, Abführung an den 1. Kassierer.
4. Ausgaben
Der erste Vorsitzende erhält pauschal 60,00 Euro Aufwandsentschädigung je Geschäftsjahr.
Sollten seine Aufwendungen höher sein, kann er in einer Vorstandssitzung den Ausgleich gegen Vorlage von Belegen beantragen.
Jedes andere Vorstandsmitglied kann seine Ausgaben für die SG, sich einmal pro Geschäftsjahr ( zur Mitgliederversammlung ) erstatten lassen. Voraussetzung ist eine Aufstellung bzw. Belege und das die entsprechenden Aufwendungen vom Vorstand als erstattungsfähig anerkannt sind. Zurzeit sind das Telefon- und Faxgebühren, Portokosten, Papier, Fotokopien und Druckertinte. Größere Ausgaben können nach Absprache auch im laufenden Jahr erstattet werden.
Die Hauskassierer erhalten pro Jahr eine Aufwandsentschädigung von 15,00Euro
5. An und Abmeldungen
An und Abmeldungen aus der SG erfolgen ausschließlich über den Vorstand, der entsprechende Vordrucke bereithält.
6. Mitgliedsbeiträge
Mitgliedsbeiträge werden ausschließlich durch die SG kassiert und von der SG zum Landesverband weitergeleitet.
Die SG kassiert jährlich im Januar / Februar für das laufende Jahr den Mitgliedsbeitrag. Kassiert wird der Beitrag für den Verband-Wohneigentum (z.Zt. 15,- Euro) plus den Betreuungszuschlag der SG (z.Zt. 10,- Euro). Kassiert wird bar. Die Höhe des Betreuungszuschlages wird, auf Antrag des Vorstandes, von der Mitgliederversammlung festgelegt. Bei Eintritt im laufenden Geschäftsjahr wird der Betreuungszuschlag anteilig kassiert (aufgerundet durch den Vorstand). Bei Austritt im laufenden Geschäftsjahr wird der volle Betreuungszuschlag einbehalten. Den entsprechenden Beitrag an den Verband-Wohneigentum übernimmt die Kasse der SG.
Mitglieder der SG, die außerhalb unseres Einzugbereiches (östlich der Ewaldstraße) wohnen, müssen die eventuell anfallenden Portokosten für die monatliche Zeitungszustellung durch eine entsprechende Erhöhung Ihres Betreuungszuschlages selbst tragen.
7. Vorträge / Gäste
Gäste die vom Vorstand zu Versammlungen eingeladen werden, erhalten keine Zuwendungen für Ihren Vortrag oder Ihre Information. Die SG übernimmt aber die Bewirtung der Gäste.
8. Vorstandssitzungen
Vorstandssitzungen sind regelmäßig, alle drei Monate, einzuberufen. Bei besonderer Dringlichkeit auch kurzfristiger.
9. Austritt / Ausschluss
Bei Austritt oder Ausschluss (gemäß Satzung) des Mitglieds, wird der Beitrag nicht rückerstattet. Einen Anspruch auf Rückerstattung des Betreuungszuschlages oder Teile des Vereinsvermögens besteht nicht. Eine entsprechende Zahlung ist deshalb grundsätzlich ausgeschlossen.
10. Betreuungsbezirke
Durch die räumliche Größe der SG hat der Vorstand Betreuungsbezirke eingerichtet, in dem die Mitglieder jeweils von einem Vorstandsmitglied direkt betreut werden und ihre Zeitungen erhalten. Die Festlegung der Bezirke übernimmt der Vorstand. Die Kassierung am Jahresanfang durch den Betreuer soll den Kontakt zu den Mitgliedern aufrechterhalten.
11. Neuaufnahme
Um die Mitgliederzahl überschaubar zuhalten, erfolgen Neuaufnahmen nur über den Vorstand der SG. Spätestens in der nächsten turnusmäßigen Vorstandssitzung erfolgt eine Abstimmung über den Antrag. Der jeweilige Betreuer zu dessen Bezirk das Neumitglied gehört, wird besonders zu dem Antrag gehört, damit die reibungslose Betreuung gewährleistet bleibt.
12. Kontakte
Der Vorstand pflegt die Kontakte zu anderen Vereinen, Parteien und anderen Institutionen im Raum der SG und zu den Gremien des Verband-Wohneigentum im Besonderen. Er vertritt so die Interessen der SG und der Mitglieder. Bei mehreren Terminen versucht der Vorstand durch Aufteilung alle Termine wahrzunehmen.
13. Zuschuss
Der Vorstand entscheidet über Zuschüsse aus der Vereinskasse zu Fahrten und Veranstaltungen, sofern allen Mitgliedern die Möglichkeit zur Teilnahme angeboten wird.
14. Ehrung von Mitgliedern
Die Abzeichen / Medaillen werden vom Vorstand angefordert und aus der Vereinskasse bezahlt.
15.Totenehrung
Verstirbt ein Mitglied wird den Hinterbliebenen aus der Kasse 60,00 Euro zur Grabpflege überreicht. Ein Mitglied des Vorstandes nimmt nach Möglichkeit an der Beisetzung teil.
16. Besondere Anlässe
Der Vorstand entscheidet bei besonderen Anlässen (hohe Geburtstage oder ähnliches, wenn es dem Vorstand bekannt wird) über eine Gratifikation.
